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Gestion de parcs d’impression : quand les TPE et PME bénéficient du même niveau de service que les grandes entreprises

   Karl Trouillon (Lexmark France)    Karl Trouillon, Responsable Marketing Solutions au sein de Lexmark France, s’exprime dans cette tribune libre autour de la gestion des parcs d’impression au sein des TPE et PME.
« Les innovations technologiques de ces dernières années au sein de l’écosystème des parcs d’impression permettent aux TPE et PME d’accéder à des services qui étaient auparavant réservés aux grandes entreprises.

Selon IDC, près de deux tiers des entreprises ne connaissent pas le coût de leur parc d’impression, bien que celui-ci puisse représenter jusqu’à 6 % de leur chiffre d’affaires. Les parcs hétérogènes, c’est-à-dire lorsque les imprimantes sont achetées au fur et à mesure du temps et des besoins, s’avèrent particulièrement coûteux. En effet, ils nécessitent le stockage des cartouches adaptées aux différents modèles d’imprimantes et leur maintenance s’avère problématique.

Aujourd’hui, les questions environnementales se trouvent de plus en plus intégrées au cœur des préoccupations des entreprises. En ce sens, elles travaillent à optimiser la consommation d’énergie de leurs équipements informatiques. On assiste ainsi depuis plusieurs années à une demande croissante de rationalisation des parcs consistant à supprimer les imprimantes personnelles pour les remplacer par des équipements partagés.

Cependant, la seule gestion des matériels ne permet pas d’optimiser tous les facteurs de coûts. Les entreprises doivent prendre en compte l’utilisation quotidienne qui est faite de ces équipements puisque chaque page imprimée induit un coût de toner, de papier et d’énergie.

L’impression à la demande pour une meilleure maîtrise des usages

Comment faire évoluer les comportements utilisateur ?
Les freins à l’optimisation d’un parc et de ses usages sont principalement humains. Ils sont liés aux problématiques de confidentialité, aux habitudes de travail ou à une résistance au changement.

La mise en œuvre d’une solution d’impression à la demande aide à lever ces freins au sein des PME. Les documents envoyés en impression ne peuvent s’imprimer qu’en présence de l’utilisateur, ce qui permet de garantir la confidentialité et d’éviter le gaspillage papier résultant de documents oubliés dans le réceptacle de l’imprimante. De plus, les salariés sont poussés à imprimer de façon plus responsable, offrant une réduction du volume global de papier au sein de l’entreprise ; les options de finition proposées sur l’équipement leur permettent en complément de gagner en productivité.

L’innovation technologique au service de la maîtrise des coûts
Quels sont les moyens technologiques dont disposent les entreprises pour mettre en œuvre une solution d’impression à la demande ?

Traditionnellement, une solution de ce type nécessite un serveur, l’acquisition de licences logicielles et les services associés (installation, maintenance). Cette implémentation requiert à la fois des budgets d’investissement et de fonctionnement, voire la présence d’une personne qualifiée sur site. Les solutions d’impression à la demande étaient donc majoritairement adoptées par les grandes entreprises.

Une offre d’impression à la demande en mode SaaS permet de déporter l’infrastructure d’impression dans le cloud et l’accès au service se fait sur la base d’un coût mensuel par utilisateur. Ainsi, elle ne nécessite pas de serveur hébergé dans l’entreprise ni de licence, seuls les budgets de fonctionnement restent nécessaires. Ce type de solution ouvre également l’accès à l’impression mobile.

Cependant, l’adoption du cloud par les PME rencontre encore des freins du fait de la nécessité d’une connexion Internet performante, des questions liées à la sécurité et à la localisation des données. Le cloud reste par conséquent en majorité utilisé pour des services standards tels que la messagerie ou le stockage de fichiers.

L’intelligence embarquée dans le parc d’impression
L’émergence d’une innovation technologique semble allier le meilleur des solutions d’impression à la demande pour répondre aux attentes des petites structures professionnelle : l’impression à la demande sans serveur, ni local, ni cloud.

Le principe fonctionnel reste le même et l’utilisateur peut récupérer ses documents imprimés sur n’importe quelle imprimante du parc. L’innovation réside dans le fait que cette solution s’appuie sur l’intelligence embarquée dans les équipements. Les documents ne transitent plus par un serveur, ni par le cloud : c’est un des multifonctions du parc qui va centraliser les demandes d’impression et envoyer la liste de ses travaux en attente à l’utilisateur qui le requiert.

Les avantages de cette solution sont multiples. Elle s’inscrit dans une démarche de rationalisation du matériel : après les imprimantes, les serveurs. Les documents ne sortent pas du réseau local et sont même transférés sous forme chiffrée en interne. En cas d’indisponibilité du multifonction qui centralise les demandes, un autre prend le relai automatiquement et immédiatement. Cette solution a l’avantage d’exploiter le matériel déjà installé.

Approche opérationnelle
Même si certaines petites entreprises sont encore réticentes à l’adoption d’une approche cloud, elles sont de plus en plus à considérer son utilisation au sein de l’entreprise, principalement pour l’email, le stockage des données, le partage de fichiers ou l’hébergement Web. Ainsi, selon une étude F-Secure, 80 % des PME s’appuient sur le cloud dans leurs activités quotidiennes.

Le choix du type de solution d’impression à la demande s’effectue en fonction du contexte et des objectifs métier. Par exemple, une entreprise comportant un siège social et des unités de production locales peut mettre en œuvre une solution Serveur en central et Cloud dans les sites distants. Elle bénéficie ainsi d’une solution cohérente à l’échelle de son parc, sans installer de serveur sur chaque site.

Une entreprise travaillant dans un secteur sensible, soumis à des impératifs de confidentialité, peut choisir une solution sans serveur totalement embarquée dans les équipements d’impression afin de s’assurer qu’aucun document confidentiel ne puisse sortir de son réseau lors de l’impression : les documents transitent uniquement des PC vers les multifonctions. Une organisation peut également choisir de mettre en œuvre une telle solution pour son personnel sédentaire et de la compléter par une solution cloud pour ses utilisateurs mobiles. »

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