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Bureautique * Perpectives

Dix bonnes raisons de dématérialiser ses factures

   Pascal Drouet (Lexmark)    Pascal Drouet, directeur commercial de Lexmark Enterprise Software FPA indique dans cet avis d’expert les principales raisons de faire évoluer le traitement des factures, du manuel au numérique.
« Le traitement manuel a ses inconvénients. Lenteur, manque de visibilité sur le traitement, manque de visibilité sur les encours...C’est une tâche chronophage qui comporte toujours un risque d’erreurs de saisie. Cependant, un nombre impressionnant d’entreprises persévère encore aujourd’hui dans cette voie, en dépit de l’existence de solutions de dématérialisation ayant fait leur preuve depuis plus d’une décennie.  Voici 10 très bonnes raisons pour changer.

1. Visibilité et contrôle
Vous avez accès à toutes les informations concernant les factures en cours de traitement, du n° d’identifiant du fournisseur, des montants dus, du statut du workflow, jusqu’à l’image réelle de la facture.

2. Amélioration du revenu
Traiter plus de volumes à iso effectifs, remises pour paiement anticipé, suppression des pénalités de retard de paiement, des doublons de règlements et des factures erronées, tous ces facteurs contribuent de façon non négligeable à accroitre la profitabilité de votre entreprise.

3. Des rapports corrects, précis, en temps réel
Vous avez accès en temps réel à toutes les statistiques dont vous avez besoin, sous forme de diagramme, graphique et fichier.

4. Conformité réglementaire (SOX)
Vous bénéficiez d’une traçabilité complète, un élément essentiel pour garantir votre conformité avec Sarbanes Oxley.  

5. Des coûts opérationnels réduits
L’automatisation du traitement des factures permet d’éliminer les tâches de saisie manuelles et réduit considérablement les temps de vérification des factures.

6. Fini les pénalités pour retard de paiement !
Le workflow d’approbation automatisé permet de réduire de 50 à 80% le temps consacré à la validation des factures, vous permettant de régler vos fournisseurs dans les temps impartis.

7. Négociez des remises pour paiement anticipé
Grâce à la réduction des délais de traitement des factures fournisseurs, vous pourrez non seulement respecter vos délais de paiement mais surtout négocier des remises pour paiement anticipé. Enavez-vous calculé l’impact pour votre entreprise ?

8. Meilleure gestion du Cash Flow
Bénéficier d’une meilleure visibilité et d’un meilleur contrôle grâce à des rapports précis, permet de mieux gérer votre cash flow.

9. Moins d’erreurs
L’automatisation de la saisie élimine le risque d’erreurs. Les calculs automatiques mettent en évidence les erreurs sur la facture. Le rapprochement automatique avec le bon de commande au sein de votre SI identifiera tout écart.  

10. En finir avec les factures erronées
Puisque chaque facture sera rapprochée automatiquement de vos données de référence (Master Data), aucun fournisseur inconnu ne pourra s’y glisser. De plus, le contrôle automatisé du n° de facture préviendra toute duplication. »

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