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Bureautique * Perpectives

Comment s’affranchir du papier?

   logo    Pourquoi les entreprises doivent dès à présent s’affranchir du « fardeau » que représente le papier, par Andrew Morrison, Président de Large Enterprise Operations, Xerox Europe
« L’année 2016 touche à sa fin et nous vivons à une époque où l’ensemble des technologies numériques est à portée de main. Cependant, ouvrir un compte bancaire sans devoir imprimer et signer de formulaire est quasi impossible, s’inscrire à l’université nécessite de remplir différents documents administratifs ou encore déclarer un sinistre à son assurance exige de nombreuses pièces justificatives.

Notre dépendance au papier reste donc profondément ancrée et la plupart des flux de travail continuent de porter ce « fardeau ».
 
Dans un environnement professionnel, cette dépendance peut contrecarrer les efforts d’une entreprise en matière d’automatisation, d’efficacité opérationnelle et de réduction des coûts. Pour qu’une stratégie d’automatisation soit réussie, il est important que les données émanant de l’ensemble des départements de l’entreprise soient disponibles et fiables, et ce au format numérique. Une organisation qui se contente d’implémenter ici et là quelques outils d’automatisation, ne peut prétendre au statut « d’entreprise digitale ».
 
Il faut du temps pour se débarrasser du poids que représente le papier, or cela contribue fortement à la transformation numérique d’une société. Vous vous demandez certainement comment y parvenir ? Pour cela, je vous propose d’examiner de plus près quelques exemples probants issus de trois secteurs d’activités totalement différents : l’industrie manufacturière, la banque et l’éducation.
 
Le secteur industriel
Les fabricants doivent réduire leurs coûts et améliorer leur efficacité opérationnelle tout en augmentant leurs ventes, et ce sur un marché mondial agile et particulièrement concurrentiel. Dans ce contexte, l’usage des logiciels et de la technologie peut avoir un impact majeur.
 
Prenons l’exemple de la Recherche et Développement. La R&D joue un rôle essentiel en matière de compétitivité et, grâce à la digitalisation, les entreprises peuvent rationaliser leurs processus et favoriser la collaboration. Les données les plus pertinentes issues de la recherche sont intégrées dans un flux de travail permettant aux équipes concernées de partager des informations, d’effectuer des essais de mise sur le marché et finaliser les projets, au sein d’une seule et même plateforme centralisée. La R&D devient ainsi plus performante et permet aux entreprises de lancer de nouveaux produits avec succès.
 
En s’appuyant sur les technologies numériques, les fabricants peuvent transformer leurs infrastructures et automatiser les processus métiers critiques dans l’objectif de réduire les pertes d’efficacité inhérentes au papier et d’améliorer la collaboration, l’innovation et la productivité.

Le secteur bancaire
La pression des coûts, les réglementations plus contraignantes et les systèmes actuels vieillissants sont autant d'obstacles auxquels les banques traditionnelles sont confrontées pour faire face à la révolution numérique qui s’opère sur le secteur. De plus, les technologies ont fait évoluer les attentes des clients.
 
Selon le rapport 2016 de Capgemini World Retail Banking, seulement 54 % des clients devraient rester fidèles à leur banque historique, d’où la nécessité de garantir un niveau de satisfaction client élevé. Prenons en exemple une demande d’ouverture d’un compte. Aussi capital soit-il, ce processus demeure souvent manuel et chronophage, et présente un risque pour les banques de perdre des clients potentiels.
 
Les logiciels d’automatisation des flux de travail, qui impliquent une saisie numérique des informations stockées dans un répertoire centralisé, permettent de rationaliser ce processus. Ainsi, les conseillers peuvent transférer en temps réel des documents sensibles, retrouver rapidement les informations relatives aux ouvertures de compte récentes, diminuer les délais et coûts de traitement et ainsi satisfaire aux exigences des clients. L’automatisation améliore ainsi l’ensemble de l’expérience client – un avantage considérable dans un secteur ultra concurrentiel.
 
Le secteur de l’éducation
Les étudiants vivent aujourd’hui dans un monde entièrement digitalisé. On peut alors se demander pourquoi les départements administratifs des universités et des grandes écoles continuent de travailler avec des montagnes de documents papier ?
 
Le processus de digitalisation peut commencer par un recours intensif à la numérisation des documents. Cependant, c’est en s’appuyant sur les outils adéquats que l’on peut opérer une transformation, améliorer l’approche globale et répondre aux attentes des étudiants. Les tâches fastidieuses, répétitives et sujettes à l’erreur sont alors transformées en processus précis et automatisés, avec à la clé des gains de temps et des économies.
 
Grâce aux outils d’automatisation des workflows, il est possible de gérer ou d’automatiser intégralement des processus liés aux aides financières, à la gestion des dossiers ou encore aux admissions. Outre le gain de temps et les économies réalisées, la valeur ajoutée réside dans le fait que l’expérience des étudiants est fortement améliorée, et ce à l’échelle du campus tout entier.
 
Si cela n’est pas déjà fait, les entreprises et les organisations de tous les secteursdevront mener rapidement une réflexion visant à définir comment mettre en place et pérenniser, grâce à l’automatisation, des outils et des stratégies numériques complètes. Elles auront alors besoin de partenaires capables de les aider à automatiser l’ensemble de leur structure, et pas seulement un ou plusieurs départements.
 
Le potentiel positif offert par la transformation numérique est si important qu’il est nécessaire d’identifier et d’éliminer le fardeau que représente le papier. Une fois ce changement opéré, notre monde devrait évoluer vers des processus entièrement digitalisés...et permettre ainsi à la transformation numérique de tenir toutes ses promesses. »

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