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Bureautique * Etudes

La transition des processus papier vers le numérique est en cours

Pour les responsables informatiques, moins de 10 % des processus métiers resteront basés sur le papier à l'horizon 2018
Les données sont désormais au cœur de l'entreprise et il n'est pas simple de les explorer afin d’en extraire des enseignements exploitables et décisionnels. Telle est la principale tendance à retenir de l’étude Xerox réalisée auprès de 600 décideurs informatiques opérant au sein de grandes entreprises d'Amérique du Nord et d'Europe de l'Ouest.

Intitulée « la digitalisation au travail », cette enquête révèle que si la transition des processus papier vers le numérique est bientôt une réalité, de nombreux sondés admettent qu'ils ne sont pas encore prêts à franchir le pas.

Cette étude met en lumière les principales préoccupations liées aux processus papier, le coût (42 %) et la sécurité (42 %) étant cités en premier. D'après les sondés, en moyenne 9 % seulement des processus métiers clés continueront d’être traités sur papier dans les deux prochaines années.
 
Néanmoins, plus de la moitié (55 %) des répondants admettent que les processus de leur entreprise demeurent largement, voire entièrement, basés sur le papier. Et près d'un tiers (29 %) communiquent encore avec leurs clients finaux par courrier, plutôt que par e-mail ou via les réseaux sociaux.
 
41 % des sondés s'accordent cependant sur le fait que la transition vers des flux de travail numériques permettrait de réduire les coûts organisationnels, et 87 % d'entre eux semblent disposer des compétences nécessaires pour mener à bien cette transition.
« Les entreprises entrevoient un avenir digital plus simple et plus flexible, mais pour l'heure, les processus métiers demeurent largement ralentis par le papier, » souligne Andy Jones, vice-président du département Workflow Automation, Large Enterprise Operations chez Xerox. « Le décalage entre la vision de l'entreprise et les étapes requises pour concrétiser la transformation numérique retardent l'avènement de la digitalisation. »
 
L'automatisation dans tous les esprits
Près des trois quarts des personnes interrogées estiment avoir déjà identifié les procédures les plus à même d’être automatisées au sein de l’entreprise. Ainsi, les fonctions s’y prêtant le mieux sont la comptabilité (38 %), les notes de frais (37 %), les créances (36 %) et la relation client (35 %).
En parallèle, cette étude a identifié un certain nombre de principes de base que les entreprises doivent adopter pour espérer concrétiser la digitalisation et l'automatisation des flux de travail.Selon les entreprises sondées :
·         40 % n'ont pas encore mis en œuvre de solutions pour leurs collaborateurs nomades ;
·         47 % n'ont pas encore ajouté ou optimisé de services Cloud ;
·         45 % n'ont pas encore intégré ou optimisé les capacités d'analyse prédictive via le Big Data
 
Dans de nombreux cas, il est plus efficace de digitaliser ou de refondre des processus papier avant de les automatiser. À titre d'exemple, l'analyse des habitudes d'impression des collaborateurs peut permettre de déceler les procédures à forte consommation de papier, qui gagneraient à être numérisées. D'après cette étude, 90 % des répondants estiment posséder les outils pour analyser les habitudes d'impression des collaborateurs mais seulement la moitié d'entre eux (45 %) les utilisent pleinement.
Xerox a dévoilé des services d'automatisation des workflows dans le cadre de ses services de gestion déléguée des impressions, afin de favoriser la hausse de la productivité et la transformation numérique. Xerox a également étendu son portefeuille de services en développant des outils d'automatisation visant à accompagner tous types d'activités, depuis les centres derelation client aux processus financiers et comptables, sans oublier le secteur de la santé.
 
Méthodologie de l’étude
Au cours du second semestre 2015, Coleman Parkes Research a interrogé 600 décideurs et influenceurs du secteur informatique issus d’entreprises basées aux Etats-Unis, au Canada, et en Europe de l’Ouest (Benelux, France, Allemagne, Royaume-Uni). Cette étude vise à  comprendre les comportements, enjeux et initiatives liés à la transformation digitale de la part d’entreprises qui traitent de grands volumes de documents papier.
L’ensemble des personnes interrogées occupent des postes à hautes responsabilités dans le domaine des technologies digitales, que ce soit au niveau stratégique, solutions et infrastructure.
Les secteurs d’activités couverts par cette étude sont le secteur public, les services financiers et institutionnels des entreprises.
L’intégralité de l’étude est téléchargeable via le lien suivant : https://www.xerox.fr/fr-fr/services/managed-print-services/infos-complementaires/transformation-digitale-des-entreprises

http://www.xerox.fr/ 

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