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Bureautique * Etudes

Etat des lieux de la gestion de l’information dans les entreprises françaises

Canon GEDCanon vient de publier les premiers résultats de son baromètre GED sur « L’état des lieux de la gestion de l’information dans les entreprises françaises »  
On y apprend que 80% des entreprises considèrent la gestion documentaire comme un enjeu majeur mais 64 % ne sont pas équipées; que 78 % des décideurs informatiques privilégient une infrastructure  interne pour les outils de gestion du document; et que 88% des entreprises sondées saisissent encore manuellement leurs factures.

Canon a dévoilé une étude portant sur la situation en matière de gestion documentaire, de près de 600 entreprises françaises issues de différents secteurs d’activité. Les résultats recueillis sont proposés dans ce Baromètre GED 2014 dont Canon  publie aujourd’hui les premiers chiffres.

Gestion documentaire : un enjeu majeur pour les entreprises 
Ce baromètre confirme l’intérêt affiché  pour la gestion documentaire par l’ensemble des acteurs économiques français (TPE, PME, ETI et grands comptes) puisque 80% des répondants la considèrent comme un enjeu majeur. Pour autant 64 % de ces entreprises ne sont pas équipées d’une solution GED.
Le format papier reste fortement présent, plus  particulièrement dans les échanges financiers entre entreprises où la saisie et le traitement de documents comptables s’effectuent encore manuellement, ainsi 69 % des factures s’échangent encore au format papier, 22 % par mail, 2 % par fax et seulement 7 % via un flux EDI ou un portail.
L’intérêt des entreprises porte essentiellement sur la conservation, l’archivage, la sécurité, l’intégrité ainsi que sur le respect du cadre légal. In fine les entreprises susceptibles de se tourner vers la gestion documentaire y voient en priorité un gain de temps (81 %), une meilleure traçabilité (76 %) et enfin un gain en termes de qualité et de respect des processus (53 %).
Pour faire face à ces problématiques, les répondants souhaitent en priorité disposer d’interfaces utilisateurs simples et facilement intégrables aux applicatifs métiers déjà existants. L’accès à des applications en situation de mobilité est également exprimé.  
« Pour faciliter la mise en place de telles solutions, l’adhésion des utilisateurs reste essentielle. Les témoignages recueillis auprès de responsables IT pointent clairement les deux freins majeurs  que sont la résistance au changement des habitudes de travail pour 65 % et le manque d’implication des responsables fonctionnels  pour 33 %. Le principal obstacle reste donc  le facteur humain  et l’accompagnement du changement est un élément clé qu’il faut impérativement prendre en compte. La démarche proposée par Canon va dans ce sens puisque nous proposons un véritable accompagnement à nos clients via   des  comités de pilotage où  les équipes clients et les équipes Canon travaillent ensemble », précise Philippe Pelletier, Directeur Marketing BIG de Canon France.  

 Canon GED 1 Les services financiers précurseurs  en termes de dématérialisation
Au cœur de l’activité des entreprises, les services financiers, en charge    d’opérations de facturations et de paiement très chronophages, sont régulièrement cités comme précurseurs dans la mise en place d’une solution de dématérialisation. 88 % des entreprises sondées saisissent encore manuellement leurs factures, avec tous les risques  inhérents en termes de  productivité, d’erreurs de saisie, de retard de règlement ou de litige fournisseur, etc.). « Or, comme l’ajoute Philippe Pelletier,  des outils d’amélioration des flux documentaires ou la simple utilisation d’un logiciel de reconnaissance de caractères (OCR) leur permettraient d’augmenter leur productivité et la qualité de leur analyse. De même, les entreprises ayant passé le cap de la dématérialisation peuvent encore aller plus loin pour optimiser leurs processus de gestion documentaire et gagner en productivité» .  

 Canon GED 2 Quel mode d’architecture pour les projets de gestion du document ?
Véritable pivot dans  la  mise en place de projets de gestion documentaire,  les responsables de services informatiques reconnaissent être en cours de réflexion sur le sujet. Pour autant, la question du mode d’architecture reste une composante sensible, comme le montre les chiffres ci-dessous.
Ainsi, malgré l’engouement pour les solutions Cloud ou SaaS, 78 % des entreprises privilégient une infrastructure sur serveur interne, jugée garante de l’intégrité des données. Cette solution offre également plus de souplesse pour la personnalisation des applicatifs et l’intégration des logiciels existants. La sécurité des données est donc une composante majeure à considérer avec attention dans la proposition d’une externalisation et la mise en place d’un projet de gestion documentaire.  

Le Baromètre GED 2014 Canon
L’étude menée par Canon a essentiellement portée sur deux segments du marché de la dématérialisation, tels qu’identifiés par IDC :

  • le segment « Paper to Digital Document Management », qui représente 133 millions d’euros en France et est en croissance de 11 % par rapport à 2013,
  • le segment « Enterprise Output Management », qui représente 80 millions d’euros avec une progression de +13 % par rapport à 2013.

La majorité des répondants appartient au secteur des services (23 %) suivis par le secteur industriel (17 %), le secteur public (17 %) et le commerce (15 %). L’ensemble des acteurs économiques français, y compris les TPE et PME, étant désormais à la recherche de solutions dans ce domaine, chaque catégorie d’entreprises est représentée de façon homogène (de l’entreprise de 1 à 9 salariés à celle de plus de 200 salariés).
« Ce baromètre GED, qui fournit une cartographie des  usages et des réflexions en cours des entreprises françaises dans le domaine de la gestion documentaire, sera renouvelé en 2015 de façon à permettre un suivi  de  l’évolution des tendances et des besoins clients», conclut Philippe Pelletier.
Le Baromètre GED 2014 Canon sera présenté dans le cadre d’un Atelier Transformation Numérique dédié aux Achats et à la Finance organisé par Canon, le jeudi 11 décembre au Karé à Boulogne Billancourt.

www.canon.fr/ged2014

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